Novapost RH
solution de coffre-fort numérique...
Un coffre-fort numérique est un service accessible par Internet permettant de stocker à distance et de manière sécurisée l’ensemble de vos fichiers numériques sensibles.
Les documents étant signés électroniquement, ils ont la même valeur juridique que leurs exemplaires papier.
Novapost RH, qu'est ce que c'est ?
une externalisation à 100% de la distribution et de l'archivage de vos documents...
Novapost RH est spécialement dédié aux documents RH de votre entreprise :
- dossiers importants
- bulletins de salaire
- contrats
- etc...
- factures
Novapost RH vous permet de vous affranchir de toute la partie "gestion et envoi" de vos documents.
Chacun de vos collaborateurs peut choisir de recevoir ses documents au format électronique sur son coffre-fort personnel, ou de continuer à recevoir ses documents au format papier.
Vous migrez ainsi progressivement votre entreprise vers le zéro papier.
Gains pour votre entreprise
Pour les entreprises, cette solution développée par Novapost représente :
- un gain financier immédiat : 40 à 60% d’économies, sans aucun développement en interne.
- un gain de temps : suppression de l’impression, de la mise sous pli ou de l’affranchissement.
- un gain de place : suppression de l’archivage physique des documents papier.
- un archivage efficace : en cas de besoin d’un bulletin de paie, d’un contrat de travail, etc., il suffit d’un clic pour retrouver un document grâce au moteur de recherche de Novapost RH.
Gains pour vos employés
Pour vos employés, les avantages sont aussi nombreux :
- un gain de sécurité : archivage dans un espace personnel sécurisé des documents originaux sur une très longue durée (jusqu’à 50 ans).
- des documents disponibles : Chaque employé peut accéder, télécharger, consulter, imprimer 24h/24, 7j/7 et en tout lieu ses documents.
- une prestation innovante dans l’air du temps : service moderne, permettant la mobilité, et gratuit (le financement est assuré par l’expéditeur au dépôt du document).
Une solution éco-responsable
Novapost RH, une démarche durable :
- préservez la planète : utilisez moins de consommables (papier, cartouches d'encre, enveloppes), limitez le transport physique des documents et réduisez ainsi votre impact environnemental.
En optant pour la solution Novapost RH, vous contribuez à la protection de l'environnement.
Le saviez vous ?
- Une entreprise de 1000 salariés consomme en moyenne 17 ramettes de papier par heure, soit l’équivalent de 88 tonnes de papier par an.
- Une tonne de papier représente environ 2 tonnes de bois et nécessite entre 5 et 15m³ d’eau et quelques 80kg de chlore gazeux pour blanchir le papier...
Une entreprise de 1000 salariés consomme donc chaque année :
- 177 tonnes de bois
- 880m³ d’eau
- 7200kg de chlore gazeux
La réduction de l’utilisation des consommables (cartouches d'encre, enveloppes), la suppression progressive du papier grâce au passage à l’électronique et la réduction du transport lié à la distribution physique des documents permettent de réduire considérablement l’impact environnemental lié à la distribution et l’archivage des documents.
Novapost affiche des consommations énergétiques moindres à périmètre et services équivalents.
Archivage légal pour l’entreprise
Les conditions de conservation des documents mises en place par Novapost répondent aux exigences législatives et normatives relatives à l'activité d’archivage à valeur probante.
Les documents archivés par Novapost, signés électroniquement, ont la même valeur juridique que leurs exemplaires papier.
Novapost archive vos documents suivant les durées légales de conservation imposées par la loi française. Le tableau ci-dessous constitue un rappel de ces durées pour les documents majeurs :
Facilité et Simplicité d'utilisation
accessible en ligne et de partout dans le monde via internet...
Espace de consultation Entreprise
Destiné aux managers RH, l’espace entreprise permet une consultation simple et rapide de l’ensemble des documents archivés légalement.
En cas de besoin d’un bulletin de paie, d’un contrat de travail, etc., il suffit d’un clic pour retrouver un document.
Espace de consultation Employés
Chaque employé possède un compte sécurisé et confidentiel dans lequel est archivé l’ensemble des documents distribués par l’entreprise.
Chaque employé peut accéder, télécharger, consulter, imprimer 24h/24, 7j/7 et en tout lieu ses documents.